דף הבית » ייעוץ לעסקים » שלושה היבטים מרכזיים בניהול ישיבה אפקטיבית
חדשות האתר

שיתוף

מאמרים חדשים

ארכיון
ינואר 2023
א ב ג ד ה ו ש
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031  
עורך ראשי

עורך ראשי

שלושה היבטים מרכזיים בניהול ישיבה אפקטיבית

תוכן עניינים

מנהלים רבים טוענים כי אינם מצליחים לעמוד ביעדים ובמשימות עקב שכיחות גבוהה של הזמן המושקע בישיבות ודיונים. לטענתם קרוב ל- 50% מזמנם מופנה לישיבות שלפחות מחציתן היו מיותרות. זאת ועוד ישיבות חשובות ודחופות יכלו גם הן להסתיים במחצית הזמן שמוקצב להן למרות שבפועל גלשו פעמים רבות מעבר לזמן שהוקצב להן.

ישיבה מוגדרת כאירוע שבו לפחות שני משתתפים מתכנסים לדון בנושא אחד או יותר שנקבע מבעוד מועד. ניהול ישיבה מסורתית מסתכם לרוב במפגש פנים מול פנים תוך ציון מאפיינים בולטים של מיקום, עיתוי משך וזימון משתתפים, כאשר הדגש המרכזי הוא על עדכון מידע חשוב ודחוף כך שיש להעבירו בצורה אינטראקטיבית לגורמים הרלוונטים. לעומתו דיון עוסק במציאת פיתרון הוליסטי לבעיה נתונה ולכן דורש מומחיות משתתפים כך שלמנהל דיון נדרשת מיומנות ובקיאות גבוהה יותר ממנהל ישיבה. בפועל מתקיימות ישיבות ודיונים רבים גם בצורה מכוונת עקב מיקומים גיאוגרפים שונים של המשתתפים ומתוך רצון לחסוך בעלויות.

ע"מ למנוע בזבוז זמן ובזבוז של זמינות משאבים יש למזער את כמות הישיבות וכמות המשתתפים. אולם השאלה הראשונה שמנהל ישיבה חייב לשאול את עצמו – האם הישיבה בכלל נחוצה? אם החלטת כי הישיבה אינה נחוצה, מומלץ לעדכן גורמים רלוונטיים במידע החשוב בדוא"ל בלבד. לפני החלטה על קיום דיון, על מנהל הישיבה לענות ל-4 שאלות מקדימות:

  • מהי מטרת הישיבה שזימנתי אליה?
  • מהם הנושאים החשובים שעל הפרק?
  • מהי התרומה של כל משתתף לישיבה ?
  • מה אני צריך להכין לישיבה?

הטמעה ויישום של ניהול ישיבה אפקטיבית בארגון מניב התועלות הבאות :

  • יצירת יתרון תחרותי – ארגון המאמץ ניהול ישיבה מיטבי מהמתחרים מסגל לעצמו יתרון ועדיפות.
  • יצירת מנהיגות מובילה – מנהל ישיבה אפקטיבית נתפס כמנהיג דעה ומעצב ללא מאמץ משמעת ארגונית.
  • פיתוח וגיבוש צוותים – ניהול ישיבות אפקטיבי מגבש צוות ניהולי מוביל וצוותי עבודה מנצחים.
  • קבלת החלטות מיטבית – ניהול אפקטיבי מאפשר תהליך של קבלת החלטות מיטבי תוך הסתגלות לשינויים.
  • מירוב שביעות רצון – ניהול ישיבה אפקטיבית מגביר שביעות רצון, תחושות חיוביות ותהליכי הנעה ומוטיבציה.

מומלץ לקיים ישיבה אפקטיבית ע"פ השלבים הבאים: הכנה ותכנון, ניהול הישיבה, מעקב ובקרה.

שלב א' – הכנה ותכנון : ( 6 קריטריונים )
  1. הגדרת תוצרים : מה אתה רוצה להשיג בתום הישיבה ( יש לציין בנפרד תרומה מצופה מכל משתתף )
  2. סיווג הישיבה : בחירת כותרת רלוונטית ( איסוף מידע, מעקב ובקרה, תחקיר אירוע, רעיון חדש וכו" )
  3. קביעת נושאים : נושאים הנגזרים מתוצרי הישיבה ( יש להקפיד על סדר הגזירה : תוצרים ונושאים )
  4. הקצאת זמן : תעדוף לפי מטריצת חשיבות-דחיפות ( סדר הנושאים והזמן המוקצב לכל נושא ייקבעו ע"פ המטריצה)
  5. בחירת משתתפים: את מי להזמין ואת מי לא להזמין ( רק משתתף קריטי – תורם ומתרים )
  6. הוצאת זימון : מטרת הישיבה והגדרת דרישות מכל אחד מהמשתתפים ( דרישות ברורות עם מרכיב כמותי )
שלב ב' – ניהול הישיבה : ( 4 קריטריונים )
  1. נהלי סדר: כמנהל הישיבה עליך לפתוח את הדיון בהצגת התוצרים לרבות סקירה קצרה על הנושאים. לערוך סבב בין המשתתפים בו כל אחד יביע את דעתו ובסיום עליך לציין תרומה מצופה וברורה מכל אחד מהמשתתפים.
  2. נהלי משמעת: כמנהל ישיבה עליך להיות אסרטיבי, קטע ומקד משתתפים אם הם מאריכים מדי בדבריהם, והקפד להבהיר וליישם כי אין להיכנס לדבריו של משתתף ולהפריע לו.
  3. ניהול פרוטוקול : כמנהל הישיבה עליך למנות משתתף אחראי על תיעוד ורישום הרעיונות שהועלו.
  4. ניהול זמן: במהלך הישיבה יש לוודא שהדיון מתחיל, מתנהל ע"פ הזמן שהקצבת לכל נושא ומסתיים בהתאם לזמן שנקבע.
שלב ג' : מעקב ובקרה : ( 3 קריטריונים )
  1. תכולת הפרוטוקול: הפצת פרוטוקול תכלול את הנושאים שעלו בישיבה, אחריות ביצוע של המשתתפים לכל אחת מהמטלות בצירוף משאבים נדרשים ותאריך מצופה לסיום.
  2. הפצת הפרוטוקול:  מומלץ לשלוח פרוטוקול עד 24 שעות מהמועד שבו התקיימה הישיבה.
  3. יישום הפרוטוקול: מומלץ לבצע מעקב רציף אחרי יישום וביצוע ההחלטות בנקודות זמן שונות במהלך ביצוע המטלות שהוגדרו לכל משתתף ולא רק בסופן.

עשרת הדיברות של ישיבה אפקטיבית:

מס'קריטריוןישיבה אפקטיביתישיבה"מבוזבזת"
1הכנה ותכנוןקביעת נושאים רלוונטיים לישיבהשליפה מהמותן
2מטרות ויעדיםברורים, ברי ביצוע ומדידיםלא נקבעו מטרות ויעדים ברורים
3מספר משתתפים4-9 משתתפים10 משתתפים ומעלה
4הרכב משתתפיםרלוונטיים ובעלי יכולת לתרום לדיוןלא רלוונטיים וחסרי סמכות/יכולת
5חלוקת זמןזמן מוקצב לפי מטריצת חשיבות/דחיפותאין התייחסות לחשיבות ותעדוף
6סדר וזימוןנקבע מראש ונשלחו הנושאים למשתתפיםלא נקבע מראש ונושאים לא נשלחו
7תפקוד ותרומהתפקוד ותרומתה של כ"א מהמשתתפיםיש מו"מ על תרומה מצופה מהמשתתפים
8כללי משחקקיימים נהלי ישיבה הברורים לכולםאין כללים ונהלי ישיבה מוגדרים
9סגירת ישיבהסיכום וחלוקת משימות בכפוף ללו"זאין סיכום אלא ציון של מפגש בלבד
10מעקב ובקרהמעקב אחר יישום החלטות ע"פ הפרוטוקולאין מעקב ובקרה להחלטות שנקבעו


כותב המאמר ד"ר רן בר-עם – www.bar-am.com:

  • בוגר הטכניון בתעשייה וניהול (B.Sc), מנהל עסקים (M.B.A) וכלכלה וניהול (Ph.d).
  • מנכ"ל בר-עם ייעוץ עסקי בגישה הנדסית ומומחה לניהול רזה ולאסטרטגיות הנדסיות.
  • מרצה בכיר המשלב ידע מתחומי דעת שונים ומנטור לצמיחה מקצועית ועסקית.
  • מכהן כחבר הנהלה ויו"ר הוועדה לאסטרטגיה בלשכת היועצים העסקיים בישראל.
  • מוסמך כיועץ ניהולי בין-לאומי (CMC) וחבר הוועדה להסמכה מטעם הלשכה.

עוד בנושא ייעוץ לעסקים…

מיתוג
הטעות שאתם עושים בניהול העובדים שלכם – ואיך לנטרל אותה

לפני שנים, בתחילת דרכי בעולם המנכ”לות, הביקורת שהופנתה כלפיי (ובצדק) הייתה שאני לא תמיד מזהה חולשות של...

שיווק
שיווק במיקור חוץ לחברות

לעשות מיקור חוץ או לא לבצע מיקור חוץ? זו שאלה שעולה שוב ושוב בפגישות ניהול שירותים מקצועיים. והנושא מופיע...

תוכנית פיתוח עסקי
אסטרטגיית פיתוח עסקי

אסטרטגיית הפיתוח העסקית שלך יכולה להיות המפתח להצלחה או כישלון של החברה שלך. בפוסט זה, נחקור כיצד ליצור...

פיתוח עסקי
פיתוח עסקי

מהם היסודות של פיתוח עסקי? במונחים הפשוטים ביותר, ניתן לסכם את הפיתוח העסקי כרעיונות, יוזמות ופעילויות...

משאבי אנוש (2)
איך לנצח את המתחרים?

צעד ראשון – הצעת ערך מותאמת מהי זווית התקיפה הנכונה בחדירה לשוק חדש? איך נוודא שהפוטנציאל בשוק...

יועץ עסקי המתאים לי
איך אמצא את היועץ העסקי המתאים לי?

חשיבות איתור יועץ המתאים לצרכי העסק קודמת לכל פרמטר אחר. משה, בעל חנות רהיטים בחיפה רצה לפתוח חנות רהיטים...

ניהול משברים
ניהול משבר עסקי

ניהול משברים עסקיים משבר הוא אירוע חריג, לא מתוכנן, בעל פוטנציאל השפעה שלילי על השם הטוב או מהימנות הארגון,...

תרבות ארגונית
למידה ארגונית

למידה ארגונית למידה ארגונית (Organizational learning) היא מכלול תהליכים ואירועים המתרחשים בארגונים ובהם...

האצלת סמכויות
ניהול עסקי - האצלת סמכויות

האצלת סמכויות נראית כמו עניין פשוט – מין שגר ושכח, שלא צריך להתמודד אתו יותר מדיי. אך למעשה מדובר במיומנות...

סייבר
סייבר – המלצות שהכי כדאי לארגונים לאמץ

המלצות להתנהלות בטוחה שהכי כדאי לארגונים לאמץ שמירה על תדירות עדכונים גבוהה למוצרים בארגון כגון מוצרי...

1 2 3

אשמח לסייע, אנא השאירו פרטים ואחזור אליכם בהקדם