מנהלים רבים טוענים כי אינם מצליחים לעמוד ביעדים ובמשימות עקב שכיחות גבוהה של הזמן המושקע בישיבות ודיונים. לטענתם קרוב ל- 50% מזמנם מופנה לישיבות שלפחות מחציתן היו מיותרות. זאת ועוד ישיבות חשובות ודחופות יכלו גם הן להסתיים במחצית הזמן שמוקצב להן למרות שבפועל גלשו פעמים רבות מעבר לזמן שהוקצב להן.

ניהול ישיבה מסורתית

ישיבה מוגדרת כאירוע שבו לפחות שני משתתפים מתכנסים לדון בנושא אחד או יותר שנקבע מבעוד מועד. ניהול ישיבה מסורתית מסתכם לרוב במפגש פנים מול פנים תוך ציון מאפיינים בולטים של מיקום, עיתוי משך וזימון משתתפים, כאשר הדגש המרכזי הוא על עדכון מידע חשוב ודחוף כך שיש להעבירו בצורה אינטראקטיבית לגורמים הרלוונטים. לעומתו דיון עוסק במציאת פיתרון הוליסטי לבעיה נתונה ולכן דורש מומחיות משתתפים כך שלמנהל דיון נדרשת מיומנות ובקיאות גבוהה יותר ממנהל ישיבה.

בפועל מתקיימות ישיבות ודיונים רבים גם בצורה מכוונת עקב מיקומים גיאוגרפים שונים של המשתתפים ומתוך רצון לחסוך בעלויות.

ע"מ למנוע בזבוז זמן ובזבוז של זמינות משאבים יש למזער את כמות הישיבות וכמות המשתתפים.

אולם השאלה הראשונה שמנהל ישיבה חייב לשאול את עצמו – האם הישיבה בכלל נחוצה? אם החלטת כי הישיבה אינה נחוצה, מומלץ לעדכן גורמים רלוונטיים במידע החשוב בדוא"ל בלבד.

שאלות מקדימות

לפני החלטה על קיום דיון, על מנהל הישיבה לענות ל-4 שאלות מקדימות:

• מהי מטרת הישיבה שזימנתי אליה?
• מהם הנושאים החשובים שעל הפרק?
• מהי התרומה של כל משתתף לישיבה ?
• מה אני צריך להכין לישיבה?

הטמעה ויישום

הטמעה ויישום של ניהול ישיבה אפקטיבית בארגון מניב התועלות הבאות:

• יצירת יתרון תחרותי – ארגון המאמץ ניהול ישיבה מיטבי מהמתחרים מסגל לעצמו יתרון ועדיפות.
• יצירת מנהיגות מובילה – מנהל ישיבה אפקטיבית נתפס כמנהיג דעה ומעצב ללא מאמץ משמעת ארגונית.
• פיתוח וגיבוש צוותים – ניהול ישיבות אפקטיבי מגבש צוות ניהולי מוביל וצוותי עבודה מנצחים.
• קבלת החלטות מיטבית – ניהול אפקטיבי מאפשר תהליך של קבלת החלטות מיטבי תוך הסתגלות לשינויים.
• מירוב שביעות רצון – ניהול ישיבה אפקטיבית מגביר שביעות רצון, תחושות חיוביות ותהליכי הנעה ומוטיבציה.